Se você busca aprimorar suas habilidades no sistema TOTVS Protheus, especialmente no módulo de Contabilidade Gerencial, este guia é para você. Aqui, vou compartilhar um passo a passo detalhado para criar configurações personalizadas no Conciliador Backoffice, uma ferramenta essencial para otimizar e automatizar processos contábeis na sua empresa.

Com base em uma aula exclusiva do treinamento de contabilidade gerencial da RFB Sistemas, você vai entender como navegar na documentação oficial da TOTVS, diferenciar configurações padrão das personalizadas, e aplicar filtros e regras para garantir lançamentos contábeis precisos e ágeis. Vamos juntos desbloquear todo o potencial do seu sistema.

Por que investir no treinamento do módulo de Contabilidade Gerencial?

Antes de mergulharmos na parte técnica, é importante destacar o valor de se especializar no módulo de Contabilidade Gerencial do TOTVS Protheus. Muitas vezes, ao ingressar em uma empresa, o usuário não recebe treinamento adequado ou participa de implantações tumultuadas, deixando lacunas no conhecimento que impactam a agilidade no dia a dia.

Ao investir em um treinamento específico, você:

• Se torna um profissional mais ágil, capaz de resolver dúvidas e problemas sem depender constantemente de terceiros.
• Reduz custos para a empresa ao minimizar a necessidade de consultorias externas, que são geralmente onerosas.
• Eleva sua valorização profissional no mercado, dominando um módulo que poucos conhecem a fundo.

Se esse é seu perfil, que busca autonomia e crescimento, convido você a conhecer o treinamento completo da RFB Sistemas, que encontrará do lado desse artigo.

Introdução ao Conciliador Backoffice e sua interface

O Conciliador Backoffice é uma ferramenta poderosa para integrar e validar lançamentos contábeis, conciliando informações entre tabelas de origem e destino, como notas fiscais e lançamentos contábeis propriamente ditos.

Ao acessar o sistema TOTVS Protheus na tela do conciliador, você pode visualizar uma lista de configurações disponíveis, tanto as padrões quanto as personalizadas. Essas configurações determinam quais tabelas serão utilizadas, quais campos serão considerados e quais filtros serão aplicados para garantir a correta conciliação.

Para criar ou modificar configurações, utilizamos o botão de engrenagem que abre a tela de configurações. Nessa tela, temos funcionalidades para incluir novas configurações, pesquisar, visualizar, alterar, copiar ou excluir configurações, dependendo do tipo delas (padrão ou personalizada).

Entendendo os campos principais da configuração

Na tela de configurações, cada coluna representa um campo essencial para o funcionamento do conciliador:

• Código para Configuração: Identificador único da configuração.
• Descrição: Nome que facilita o reconhecimento da configuração.
• Tipo: Define se a configuração é padrão (fornecida pelo sistema) ou personalizada (criada pelo usuário).
• Tabela Destino: A tabela que receberá os lançamentos contábeis, por exemplo, CT2.
• ID Destino: Campo MSUIDT associado à tabela destino, que ajuda na amarração dos dados.
• Tabela Origem: A tabela que gera os lançamentos para contabilidade, como SF1 (nota fiscal de entrada).
• ID Origem: Campo MSUIDT associado à tabela origem.

Esses campos são fundamentais para configurar uma conciliação eficiente, e é importante que você tenha familiaridade com eles para criar suas próprias regras.

Personalizando a visualização e funcionalidades da interface

Um recurso pouco explorado, mas muito útil, é o botão de engrenagem no canto direito da tela, que permite personalizar as colunas exibidas no grid de configurações. Você pode adicionar, remover ou reorganizar colunas para facilitar sua visualização.

Por exemplo, se não quiser ver a coluna da tabela destino, basta desmarcá-la. Ou se preferir que o tipo da configuração apareça antes da descrição, pode ajustar a ordem facilmente. Caso você bagunce tudo, há um botão para restaurar o padrão rapidamente.

Gerenciando configurações padrão e personalizadas

O sistema oferece configurações do tipo padrão, que já vêm prontas para uso, e configurações personalizadas, que você pode criar e adaptar conforme a necessidade da sua empresa. É importante entender as diferenças:

• Configurações Padrão: Você pode apenas visualizar, não é permitido alterar ou excluir. O sistema permite apenas copiar para criar uma versão personalizada.
• Configurações Personalizadas: Total liberdade para alterar, excluir, visualizar e copiar.

Essa limitação nas configurações padrão protege a integridade dos dados, garantindo que as regras originais não sejam modificadas inadvertidamente.

As seis etapas para criar uma configuração personalizada

Agora que você conhece a interface, vamos detalhar as seis etapas essenciais para criar uma configuração personalizada no conciliador:

1. Definir nome e tabelas origem e destino

O primeiro passo é dar um nome claro para sua configuração, que facilite a identificação. Em seguida, você deve escolher a tabela origem (de onde os dados virão) e a tabela destino (onde os dados serão lançados). Caso precise trabalhar com mais de uma tabela origem, é possível ativar essa opção, ampliando a flexibilidade da configuração.

2. Selecionar os campos que serão utilizados

Depois, você seleciona os campos específicos que serão considerados para a conciliação, tanto na tabela origem quanto na tabela destino. Por exemplo, na tabela SF1 (nota fiscal de entrada), você pode escolher campos como número da nota (F1_DOC) e série da nota (F1_Serie).

Esses campos aparecerão na interface do conciliador para facilitar a conferência dos dados. Vale lembrar que os campos exibidos na tela possuem legendas amigáveis, que facilitam o entendimento, mesmo que o nome técnico seja diferente.

3. Definir filtros para a tabela origem

Na terceira etapa, você configura filtros para a tabela origem. Esses filtros são essenciais para restringir os dados que serão considerados na conciliação, garantindo que apenas informações relevantes sejam processadas.

Como exemplo, é comum utilizar o filtro de data de emissão da nota fiscal, para trabalhar apenas com notas dentro de um período específico.

4. Definir filtros para a tabela destino

De forma semelhante, a quarta etapa é configurar os filtros para a tabela destino. Por exemplo, você pode filtrar lançamentos contábeis por data de lançamento para garantir que apenas os registros dentro do período desejado sejam conciliados.

5. Amarração entre tabelas usando campos MSUIDT

Essa etapa é fundamental para garantir que os dados das tabelas origem e destino sejam corretamente relacionados. A amarração é feita automaticamente pelo sistema, desde que você tenha criado os campos MSUIDT nas tabelas utilizadas.

Esses campos funcionam como chaves que conectam os registros, permitindo que o conciliador identifique quais lançamentos correspondem entre as tabelas.

Se você ainda não conhece o funcionamento dos campos MSUIDT, recomendo fortemente que assista às aulas anteriores que explicam esse conceito detalhadamente em nosso curso do Modulo Contabilidade Gerencial do sistema de ERP TOTVS PROTHEUS. Clique Aqui

6. Configurar os totais para conciliação

Por fim, você define os campos que serão utilizados para os totais de débito e crédito na conciliação. Por exemplo, na tabela origem SF1, você pode usar o campo F1_VALBRUT para o total, e na tabela destino CT2, o campo CT2_Valor para os valores de crédito e débito.

Essa configuração é essencial para garantir que os valores financeiros estejam corretos e balanceados entre as tabelas.

Implementando a configuração personalizada: passo a passo prático

Com as seis etapas detalhadas, o próximo passo é colocar tudo em prática. Na aula, iniciamos a criação da configuração personalizada, aplicando cada conceito apresentado para montar uma configuração do zero.

Para não tornar o conteúdo extenso demais, a aula prática foi dividida em duas partes, mas aqui você já tem a base para começar a estruturar suas próprias configurações.

Lembre-se: a prática constante e o estudo da documentação oficial da TOTVS são os caminhos para dominar essa ferramenta e maximizar os resultados na gestão contábil da sua empresa.

Conclusão:

Essa aula faz parte do nosso curso do Módulo Contábilidade Gerencial do sistema de ERP TOTVS PROTHEUS, então se você pretende se tornar um especialista nesse módulo para ajudar a sua empresa a reduzir os custos com suporte técnico e também para que você se torne um profissional mais independente, já convido você a ser um aluno da RFB Sistemas em nosso treinamento do Módulo Contábilidade Gerencial, para saber mais, Clique aqui

Se sua empresa necessita de implantar uma nova rotina do sistema Totvs Protheus, um novo módulo, desenvolver uma customização para agilizar seus processos ou simplesmente um suporte tecnico, podemos auxiliá-los. Entre em contato conosco Clique aqui.

Espero que você tenha gostado desse resumo e sugiro que você assista nosso vídeo para entender todo esse processo na prática. Clique aqui.