O cadastro de funcionários é um elemento essencial para o DP (Departamento Pessoal) e sem ele não é possível avançar na folha de pagamento. 

Deseja ser um consultor de ERP ou até conhecer mais o sistema? Então, é só continuar lendo que iremos ensinar para você!

Como incluir o funcionário no sistema? 

O primeiro passo para cadastrar funcionários é acessar o módulo Gestão de Pessoal do sistema Protheus da TOTVS.

Figura 1 – Cadastro de funcionários – Tela Principal do TOTVS RH – Gestão Cadastral

Em seguida, clicar em atualizações e depois em funcionários. 

Figura 2 – Cadastro de funcionários – TOTVS RH – Aba de atualizações

Logo após, clique em funcionários novamente do mesmo lado. 

Figura 3 – Cadastro de funcionários – TOTVS RH – Aba de funcionários

Nesta parte, iremos fazer a inclusão do funcionário no sistema.  

Portanto, clique em incluir no botão “+ Incluir” localizado no canto esquerdo da tela. 

Figura 4 – Cadastro de funcionários – TOTVS RH – Incluindo o funcionário no sistema

Aqui nós teremos diversos campos, mas iremos focar apenas nos obrigatórios. 

Quando aparecer um asterisco (*) ao lado do nome do campo, significa que aquela informação é obrigatória. 

Contudo, há alguns campos que são importantes e estão sem o asterisco.

Aba de Cadastrais 

Figura 5 – Cadastro de funcionários – TOTVS RH –  Aba de Cadastrais 

Para começar o seu cadastro de funcionário, insira o nome do seu primeiro funcionário. 

Note que o programa já preenche o campo abaixo na mesma hora. 

Figura 6 – Cadastro de funcionários – TOTVS RH – Aba de Cadastrais – Preenchendo nome e nome completo 

Em seguida, o nome da mãe e do pai não estão com o asterisco, porém ainda assim você deve preencher, porque ele é essencial, principalmente para o eSocial. 

Figura 7 – Cadastro de funcionários – TOTVS RH – Aba de Cadastrais – Preenchendo o nome dos pais 

Feito isso, os próximos campos importantes são:

• Sexo; 

• Raça/Cor;

• Data de nascimento; 

• Estado civil.

Figura 8 – Cadastro de funcionários – Aba de Cadastrais – Preenchendo sexo, raça, data de nascimento e estado civil

Observe que ao lado de cada campo há uma lupa, onde você pode clicar e ver quais opções têm, como mostra abaixo: 

Figura 9 – Cadastro de funcionários – TOTVS RH – Aba de Cadastrais – Mostrando as opções

Ao fazer isso para o código de origem, você pode fazer uma pesquisa pelo código ou pelo país. 

Depois, é só selecionar e clicar em OK. 

Figura 10 – Cadastro de funcionários – TOTVS RH –  Aba de Cadastrais – Preenchendo o campo de nacionalidade

Em seguida, preencha os campos de:

• Nacionalidade;

• Naturalidade Uf (estado de nascimento do funcionário)

• Código de município da naturalidade (cidade de nascimento do funcionário)

Nos três campos, você pode buscar por código ou nome do lugar. 

Figura 11 – Cadastro de funcionários –  Aba de Cadastrais – Buscando o lugar pelo código ou nome do local

Agora, preencha o campo com o grau de instrução: 

Figura 12 – Cadastro de funcionários -TOTVS RH – Aba de Cadastrais – Preenchendo o grau de formação

Assim, note que os campos dessa primeira aba (até o grau de instrução) são ou obrigatórios ou importantes para que o registro fique completo.

Contudo, estes campos de baixo não são obrigatórios para concluir o cadastro e iremos pular, mas fique à vontade para preencher caso queira. 

Figura 13 – Cadastro de funcionários – Aba de Cadastrais – Campos que não são obrigatórios de preencher

Aba de Funcionais 

Pronto, vamos para a parte de funcionais agora. 

Figura 14 – Cadastro de funcionários – TOTVS RH – Aba de funcionais

Aqui, você preenche a parte do centro de custo que é importante para rodar a folha de pagamento depois. 

Figura 15 – Cadastro de funcionários – TOTVS RH – Aba de funcionais – Incluindo o centro de custo

Após concluir essa parte, preencha a data e o tipo de admissão.

No tipo de admissão, há várias opções, mas recomendamos que você utilize o 9B ou o 9A. 

Figura 16 – Cadastro de funcionários – TOTVS RH – Aba de funcionais – Preenchendo o tipo de admissão

Você vai reparar que a data do FGTS já é preenchida automaticamente quando você coloca a data de admissão. 

Os campos que referir-se a conta de pagamento do funcionário, não são obrigatórios. 

Contudo, caso queira preencher fique à vontade. 

Figura 17 – Cadastro de funcionários – TOTVS RH – Aba de funcionais – Dados bancários do funcionário

O tipo de previdência já vem preenchido com o número 1, mas há mais duas opções.

Figura 18 – Cadastro de funcionários – TOTVS RH – Aba de funcionais – Tipos de previdência

O código de processo, assim como o código de custo, é necessário para você calcular a sua folha futuramente.

Figura 19 – Aba de funcionais – Código de Processo 

Logo após, preencha o número de horas mensais do seu funcionário que vai variar de cada empresa.

Em seguida, complete a categoria de funcionário que também fica a critério da empresa. 

Figura 20 – Cadastro de funcionários – Aba de funcionais – Preenchendo o número de horas e categoria do funcionário

O código de função, você já deve ter vários cadastrados, então, escolha o correspondente para seu funcionário. 

Esse também é um campo importante para a folha de pagamento. 

O salário não está como campo obrigatório, todavia para que conste o valor na sua folha de pagamento esse campo é importantíssimo. 

Figura 21 – Cadastro de funcionários – Aba de funcionais – Colocando o código de função e o salário do funcionário

O próximo campo é o de tipo de contrato de trabalho que já traz como padrão o “1- indeterminado”, mas há 3 categorias de acordo com a CLT (indeterminado, determinado e intermitente). 

Figura 22 – Cadastro de funcionários – TOTVS RH – Aba de funcionais – Preenchendo o Tipo de contrato

Em seguida, temos o campo de adiantamento que varia de acordo com o percentual que cada empresa vai aderir para o seu funcionário na folha de pagamento. 

Logo ao lado, tem o código do sindicado que você já deve ter cadastrado dentro do sistema. 

Figura 23 – Cadastro de funcionários – Aba de funcionais – Preenchendo o campo de adiantamento e o código do sindicato

Tipos de pagamento, também varia de acordo com cada funcionário, mas colocamos aqui mensalista. 

O campo de vínculo com RAIS é outro que há várias opções, mas para mensalista é sempre o código 10. 

Figura 24 – Cadastro de funcionários – Aba de funcionais – Colocando o tipo de pagamento e o campo de vínculo com RAIS

Mais um campo importantíssimo é o de categoria eSocial que possui vários códigos para cada tipo de funcionário.

Figura 25 – Cadastro de funcionários – Aba de funcionais – Colocando a categoria eSocial

Agora, os campos que sobraram não são obrigatórios para que se complete o cadastro, mas é sempre bom que você dê uma olhada.

Figura 26 – Cadastro de funcionários – Aba de funcionais – Campos não obrigatórios

Aba de Documentos 

Há 4 informações nesta aba que são essenciais, são elas:

• CPF;

• Número do PIS;

• RG; 

• Carteira de trabalho (número, série e o estado).

Esses são os primordiais, mas há vários outros dados que você pode inserir que não são obrigatórios. 

Figura 27 – Cadastro de funcionários – TOTVS RH – Aba de documentos

Aba de Benefícios 

Há dois campos que perguntam sobre dependentes, mas não é necessário colocar informações, pois ao cadastrar um dependente, ele automaticamente já preenche. 

Figura 28 – Cadastro de funcionários – TOTVS RH – Aba de Benefícios

Aba de Controle de Ponto

Para rodar a folha de pagamento, outro item essencial é o preenchimento do turno de trabalho, além de ser importante para o eSocial. 

Nessa aba, também preencha:

• Regra de apontamento; 

• Sequência do turno.

Figura 29 – Cadastro de funcionários – TOTVS RH – Aba de Controle de Pontos 

Aba de Outras Informações 

Não é preciso preencher para concluir o cadastro de funcionário. 

Figura 30 – Cadastro de funcionários – TOTVS RH – Aba de outras informações

Aba de Cargos e Salários  

Não é preciso preencher para concluir o cadastro de funcionário. 

Figura 31 – Cadastro de funcionários – TOTVS RH – Aba de cargos e salários 

Aba de endereço

Essa aba é primordial no cadastro de funcionário para o eSocial, então, complete os campos de:

• Tipo de endereço

• Tipo de logradouro 

• Descrição do logradouro (nome)

• Número do logradouro 

Figura 32 – Cadastro de funcionários – TOTVS RH – Aba de endereço – Inserindo o estado

Obs: O campo ao lado pede para você colocar o nome do logradouro, mas, por exemplo, se você selecionou “rua” no anterior, não precisa escrever “rua” novamente antes de escrever o nome. 

Figura 33 – Cadastro de funcionários – TOTVS RH – Aba de endereço – Inserindo o logradouro

Agora, quatro outros campos importantes para o eSocial são:

• Bairro; 

• Estado;

• Número;

• CEP.

Figura 34- Cadastro de funcionários – Aba de endereço – Inserindo o bairro e o CEP

Observe que o número de telefone não é obrigatório, mas caso você queira adicionar, preencha:

• DDD do estado; 

• Telefone no formato XXXX-XXXX (precisa ter o hífen para funcionar).

Aba de Estrangeiro 

Se acaso você tenha um funcionário estrangeiro, é preciso completar todos esses campos.

Se acaso contrário, no eSocial e na hora de rodar a folha de pagamento, também dará problema. 

Figura 35 – Cadastro de funcionários – Aba de Estrangeiro

Aba de Adicionais 

Essa parte no cadastro de funcionário é mais um critério para a folha de pagamento, ele não interfere diretamente no cadastro, então, analise o que você vai pagar na folha para este funcionário.

Há campos como periculosidade, insalubridade e adicional por tempo de serviço. 

Figura 36 – Cadastro de funcionários – Aba de adicionais

Aba de Outros

Não é necessário preencher para concluir o cadastro de funcionário. 

Figura 37 – Cadastro de funcionários – TOTVS RH – Aba de outros